Clevere IT-Budgetplanung - So reduzieren Sie Ihre IT-Kosten

Inflation, Energiekrise, steigende Schulden - die Liste ist lang. Auch wir von consalco. können es oft nicht glauben, wenn wir nach der Arbeit einkaufen gehen und das Ergebnis auf dem Kassenbon lesen. Geschweige denn an der Tankstelle - puh. Budget, Kosten und eine solide Budgetplanung spielen heute eine größere Rolle denn je, oder?   

Und das nicht nur im privaten Leben von uns allen, sondern auch in Unternehmen. Egal ob kleiner Handwerksbetrieb oder internationaler Konzern. Wir drehen den Pfennig häufiger um und fragen uns öfter: Brauchen wir das Tool wirklich? Ist diese externe Dienstleistung tatsächlich notwendig? Und so auch in den IT-Abteilungen  

Weil wir den Stress kennen, teilen wir mit Ihnen die wichtigsten Tipps aus unserem IT-Systemhaus, um Ihre IT-Budgetplanung clever anzugehen und Ihre IT-Kosten zu reduzieren - OHNE Mitarbeiter zu entlassen. 

 

Was sollten Sie in Ihrer IT-Budgetplanung berücksichtigen? 

Von Jahr zu Jahr werden die IT-Kosten höher - auch ohne Inflation, Energiekrise & Co. Die Digitalisierung verlangt immer mehr IT und damit auch ein höheres Budget. Sie wollen schließlich mit Ihrem Wettbewerb mithalten, oder? Also investieren Sie in Ihre IT.  

So ist und bleibt die Budgetplanung ein leidiges Thema, aber es ist notwendig. Vor allem, wenn Sie Ihre IT-Strategie ausbauen, festigen und zu 100 Prozent auskosten wollen. Was sollten Sie also unbedingt auf dem Schirm haben, wenn Sie das Budget für Ihre IT planen? 

Clevere Budgetplanung für IT & Co. in kleinen und mittelständischen Unternehmen  

Am besten ist es immer, irgendwo einmal anzufangen. Nutzen Sie für den Start gerne folgende Fragen, wenn Sie das Budget für Ihre IT entwickeln und überlegen, wo Sie Kosten einsparen könnten:  

  • Was sind Ihre langfristigen Unternehmensziele und wie trägt die IT dazu bei, diese Ziele zu erreichen? 
  • Wer braucht welche IT-Ressourcen? Welche Abteilung benötigt welche Tools, Hardware, Software etc.? Was ist akut? Was kann warten? Welche Weiterbildung(en) wäre(n) sinnvoll? Wichtig: Versetzen Sie sich hier in die jeweiligen Teams und beantworten Sie ehrlich, was Ihre Mitarbeiter wirklich brauchen, um Ihre Aufgaben und den Unternehmensalltag produktiv und effizient zu bestreiten. 
  • Welche Projekte haben Vorrang? Erstellen Sie eine Priorisierung. 
  • Welche Puffer können Sie einbauen, um welche Risiken zu mindern? 
  • Welche IT-Ressourcen benötigen Sie, um wettbewerbsfähig zu werden oder zu bleiben? Dazu zählen auch externe IT-Partner. 
  • Was benötigen Sie konkret für ein reibungsloses IT Lifecycle Management ? 

 

Kontrollieren Sie Ihre Kosten kontinuierlich 

Entwickeln Sie ein Monitoring-System, um Ihr IT-Kostenmanagement stetig im Blick zu haben und zu kontrollieren. Auf diesem Weg fallen Ihnen nicht nur bei der jährlichen Budgetplanung Lücken & Co. auf. Sie sind das ganze Jahr über wachsam. 

 

2 Sünden, die bei der IT-Budgetplanung häufig übersehen werden 

Wir verstehen Sie: Die Kosten steigen, aber das Budget nicht. Was sollen Sie jetzt tun, wenn Sie weiterhin wirtschaftlich bleiben wollen?   

Erst einmal einen kühlen Kopf bewahren. Aufregung hilft nicht oder machen Sie an der Tankstelle auch Terz, wenn der Preis auf der Zapfsäule von Sekunde zu Sekunde höher ist?  

Spaß beiseite. Es gibt mindestens zwei Faktoren, die Sie unbedingt auf dem Schirm haben sollten, bevor Sie in Ihrer Budgetplanung sämtliche Ausgaben streichen. Hier ist also Vorsicht geboten. Lieber noch einmal drüber nachdenken. 

 

Obacht bei der Kostenreduktion! 

Wir sind ganz bei Ihnen: Unnötige Kosten müssen reduziert werden, damit Sie Ihr IT-Budget voll auskosten können. Aber. Großes Aber: Sparen Sie an der falschen Stelle, haben Sie nachher mehr Nachteile als Vorteile. Aus der Panik heraus einfach an allen Ecken und Kanten zu sparen, ist nicht immer klug.  

Denn: Es gibt Kostenfaktoren, die Sie einfach nicht kürzen sollten. Dazu gehören z. B. IT-Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Unternehmen. Senken Sie dort das Budget, kommt es womöglich zu Sicherheitsproblemen und IT-Ausfällen, die Ihnen am Ende noch höhere Kosten eintreiben. Wirtschaftlichkeit ade. 

 

Sparen Sie nicht bei IT zu Lasten der Produktivität 

Achten Sie darauf, dass Ihre Budgetkürzungen nicht die Produktivität Ihrer IT-Abteilung und die Ihrer Mitarbeiter einschränken. Denn auch das führt nicht nur zu Frust im Unternehmen, sondern kostet Sie am Ende mehr, als Sie einsparen.   

  • Ihre Mitarbeiter brauchen z. B. länger für Aufträge. 
  • Kunden werden dadurch ungeduldig, weil Ihr Unternehmen nicht die gewohnte Leistung erbringt  
  • und sie springen womöglich sogar als Kunde ab.

Sie sehen: Wir geben Ihnen grünes Licht, um unbedingt IT-Kosten zu senken und Ihre Budgetplanung effizienter zu gestalten. Aber wir schalten die Ampel definitiv auf rot, wenn Sie an der IT-Sicherheit oder Produktivität mit aller Macht Kosten reduzieren. 

 

Sie müssen Ihre bestehenden IT-Kosten kennen 

Die Frage “Ist das alles so in meinem Budget?”, lässt sich wesentlich leichter beantworten, wenn Sie Ihre bestehenden IT-Kosten konkret kennen. Auch hier ist es wie beim Autofahren: Kennen Sie den tatsächlichen Verbrauch Ihres Fahrzeugs? Dann können Sie ausrechnen, wie viel Sie die nächste Fahrt zur Tankstelle kostet.  

 

7 Tipps, um Ihr IT-Budget vorausschauend zu planen 

Kommen wir zum Eingemachten. Der riesige Vorteil einer cleveren Budgetplanung: Sie müssen nicht bei jeder (plötzlich auftretenden) Ausgabe diskutieren.   

Denn: Häufig sollte nicht NUR das liebe Geld für eine wichtige Business-Entscheidung ausschlaggebend sein. Stellen Sie sich vor, Sie haben den perfekten IT-Dienstleister gefunden - es passt menschlich und fachlich. Aber sein IT-Service liegt einen Hauch über Ihren Vorstellungen. Was machen Sie dann? Absagen und eine günstigere IT-Beratung beauftragen, die weniger Qualität liefert? Tja, darauf könnte es hinauslaufen, oder?   

Besser wäre doch: Planen Sie Ihr IT-Budget vorausschauend und clever. Senken Sie klug Kosten - ohne an der falschen Stelle zu sparen. So geht’s. Hier sind 7 consalco.-Tipps für Sie, damit genau das gelingt: 

1. Analysieren und reflektieren Sie Ihre Budgetplanung aus dem Vorjahr.  

Am Ende des Jahres ist ein guter Zeitpunkt, um das aktuelle IT-Kostenmanagement zu analysieren. Haben Sie dabei die unterschiedlichen IT-Kostenarten auf dem Schirm.  

  • Was hat gut funktioniert? Was weniger? 
  • Analysieren Sie Kosten und Nutzen einzelner Kostenposten: Was hätten Sie sich vielleicht sparen können? Bei welchem Tool, welchem Service, welchem Faktor etc. hätten Sie sich (im Nachhinein) mehr Budget gewünscht? 
  • Welche Posten bleiben weiterhin bestehen und welche fallen weg? Welche kommen neu hinzu? 

IT-Budget planen 2024 

Wagen wir einen expliziten Blick auf Ihre IT-Abteilung. Schauen Sie sich diese Faktoren Ihrer Budgetplanung genau an.   

  • Personalkosten & Recruiting: Hier sollten Sie keinen Fokus bei der Kostenreduktion legen, da wir ja vermeiden wollen, Mitarbeiter zu entlassen. 
  • Hardware mieten, leasen oder kaufen: Was ist für Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen der richtige Weg? Wie können Sie Ihr Budget am besten und effizientesten in der Zukunft einsetzen, wenn Sie Hardware mieten, leasen oder kaufen? 
  • Lizenzen für Software: Welche Lizenzgebühren fielen an und welche bleiben in jedem Fall auch im neuen Jahr bestehen? 
  • IT-Beratung & Support: Welche zusätzlichen IT-Kosten sollten Sie kalkulieren - abgesehen von Ihrer eigenen IT-Abteilung? Wollen Sie sich z. B. neues IT-Know-how ins Boot holen? 

 

2. Evaluieren Sie Ihre bestehende IT-Infrastruktur 

Werfen Sie nun konkret einen Blick auf Ihre IT-Infrastruktur und analysieren Sie:  

  • Welche Hardware und/oder Software ist veraltet?  
  • Welches Asset sollte aktualisiert oder erneuert werden? 

 

Nutzen Sie Cloud-Lösungen  

Nutzen Sie Virtualisierungstechnologien und die Cloud, um die Ressourcennutzung zu optimieren. Dies ermöglicht eine bessere Auslastung der Hardware und Skalierbarkeit nach Bedarf. 

 

3. Green IT für mehr Energieeffizienz 

Optimieren Sie dank eines niedrigeren Energieverbrauchs die Energiekosten für Ihre IT, indem Sie auf Green IT und grüne Rechenzentren setzen. So können Sie nicht nur die Energiekosten senken, sondern gehen auch noch mit der Zeit. Green IT ist die Zukunft, damit wir eine Zukunft haben. Machen Sie mit!  

 

4. Verhandeln Sie clever! 

Verhandeln Sie sorgfältig IT-Verträge, um günstige Konditionen zu erhalten. Vergleichen Sie auch regelmäßig Angebote von verschiedenen Anbietern. Oder fragen Sie einfach uns. 😉 

 

5. Konsolidierung  

Reduzieren Sie die Anzahl der physischen Server und Speichersysteme durch Konsolidierung. Dies kann die Wartungskosten und den Energieverbrauch senken. 

 

6. Analysieren Sie Ihre tatsächliche IT-Nutzung 

Integrieren Sie Tools, um analysieren und beurteilen zu können, welche Assets Ihrer IT-Infrastruktur wirklich genutzt werden. Und wie häufig und intensiv sie im Betrieb sind. Haben Sie dabei vor allem ein Auge darauf, welche Tools etc. vielleicht eher selten eingesetzt werden oder auf welche Assets Sie eigentlich verzichten könnten. Hier steckt Sparpotenzial! 

 

7. Holen Sie sich Unterstützung!  

Analysieren Sie Ihr IT-Budget mit einer richtig guten und kompetenten IT-Beratung (wie consalco. 🙂).  

Außerdem können Sie dank IT-Outsourcing bestimmte IT-Aufgaben an einen professionellen externen IT-Partner auslagern. In vielen Fällen ist dies kosteneffizienter, als interne Ressourcen dafür bereitzustellen.   

Wir beraten Sie gerne!  

Lesen Sie mehr über unsere consalco.-Werte und was uns in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden - kleinen und mittelständischen Unternehmen von Frankfurt bis München - wichtig ist. 

 

IT-Budgetplanung 2024 mit consalco. 

Wir zeigen Ihnen, wo Sie die Kosten effizient reduzieren können und an welchen Stellen Sie noch mehr aus Ihrem Budget herausholen. 

Plus: Wir haben einen direkten Draht zu den führenden Herstellern und können Ihnen dadurch attraktive Preise und Lieferzeiten weitergeben. Na, wenn das kein Budgetplanungs-Highlight ist?! 

 

Pannenhilfe: So reduzieren Sie SOFORT Ihre IT-Kosten 

Und weil es manchmal einfach schnell gehen soll, haben wir für Sie noch unsere wichtigsten Hinweise zusammengestellt, mit denen Sie sofort Ihre IT-Kosten senken können.   

Dürfen wir vorstellen: Die consalco.-IT-Pannenhilfe. 

 

Saugt eine Schatten-IT an Ihrem IT-Budget? 

Entlarven Sie Schatten-IT in Ihrem Unternehmen. Falls Sie nichts mit dem Begriff Shadow IT oder Schatten-IT anfangen können, empfehlen wir Ihnen unseren Blogartikel zu dem Thema.  

Was hilft, um die Kosten zu senken? Beugen Sie einer Schatten-IT vor, indem Sie in Ihrem Unternehmen klare Richtlinien für die Nutzung der IT-Ressourcen bereitstellen. Klären Sie Ihre Mitarbeiter darüber auf und stärken Sie das Bewusstsein für die einzelnen IT-Ressourcen. 

 

Was ist Pflicht und was ist eher Kür? 

Markieren Sie in Ihrer Budgetplanung, welche Ausgaben “Pflicht” und welche “Kür” sind. Auf welche Posten können Sie in keinem Fall verzichten? Welche Ausgaben können Sie ruhigen Gewissens reduzieren?   

Unser consalco.-Tipp: Werfen Sie einmal einen Blick auf Ihr Lizenzmanagement. Dort verbirgt sich meistens eine ganze Portion Sparpotenzial. 

 

Der allerwichtigste Tipp für Ihre IT-Budgetplanung 2024 

Kommen Sie in die Umsetzung. Schön geplant und noch besser gewartet - das bringt überhaupt nichts. Setzen Sie Ihre Planung um, analysieren Sie diese kontinuierlich und optimieren Sie die Pläne. Nur so können Sie wirklich Ihr IT-Budget voll auskosten.  

Wir helfen Ihnen gerne dabei! Lassen Sie uns gemeinsam mit Ihrer IT Vollgas geben. 

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